Plantilla de registro diario de jornada en Excel y PDF
Gratis, sin registro y sin dejar el correo. El Excel calcula las horas de cada día y el resumen de cada mes. El PDF se imprime y se firma.
Qué lleva cada archivo
Excel
- Una fila por persona y día, con NIF, entrada, salida y pausa.
- Las horas trabajadas se calculan solas, también en los turnos que cruzan la medianoche.
- Hoja de resumen que suma las horas de cada persona mes a mes.
- 500 filas preparadas, que son unos dieciséis meses de una persona.
PDF para imprimir
- Una hoja por persona y mes, con 31 filas y casilla de firma diaria.
- Cabecera con empresa, CIF, centro de trabajo, trabajador y NIF.
- Espacio para la firma y el sello de la empresa al pie.
- Es el que mejor cumple la condición de no poder modificarse después.
Qué pide la ley y qué pide la guía del Ministerio
Son dos fuentes distintas y conviene no mezclarlas: el artículo dice qué hay que registrar, y la guía dice cómo tiene que comportarse el sistema que lo registra.
| Qué | Dónde lo dice | Literal |
|---|---|---|
| Registrar cada día la hora de entrada y de salida de cada persona | Artículo 34.9 ET | «el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora» |
| Guardar los registros cuatro años | Artículo 34.9 ET | «conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años» |
| Tenerlos a disposición de quien los pida | Artículo 34.9 ET | «permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social» |
| Vale cualquier soporte, papel incluido | Guía del Ministerio | «será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático» |
| Que no se pueda cambiar después | Guía del Ministerio | «información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador» |
| Anotar las pausas, recomendado | Guía del Ministerio | «para permitir eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo» |
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado (BOE-A-2015-11430), y Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo. Las dos leídas el 4 de noviembre de 2026.
Las pausas, que es donde más se falla
La columna de pausa no está por completar el formulario. Si el registro no recoge los descansos, se presume que todo el tiempo entre la entrada y la salida fue tiempo de trabajo efectivo. Esa es la razón, con esas palabras, que da la guía del Ministerio para recomendar que se anoten.
En la práctica significa que una entrada a las 9:00 y una salida a las 18:00 sin pausa anotada son nueve horas trabajadas, aunque esa persona pare una hora a comer todos los días. Multiplicado por un año y por una plantilla, es la diferencia entre lo que pagas y lo que te pueden reclamar.
Cómo se rellena el Excel
- En la hoja Registro, una fila por persona y día: fecha, nombre, NIF, hora de entrada, hora de salida y minutos de pausa. La columna de horas trabajadas no se toca, se calcula sola.
- En la hoja Resumen mensual, escribe el año arriba y los nombres en la primera columna, tal y como estén escritos en la hoja de registro. Las horas de cada mes se suman solas.
- Guarda el archivo durante cuatro años y ten a mano cómo enseñarlo: la obligación no es solo tenerlo, es que esté a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección.
Lo que una hoja de cálculo no puede dar
Con estos dos archivos cubres el registro diario, las horas, el resumen del mes y la conservación de los cuatro años. Lo que no cubren es la condición de la guía: que el registro sea inmodificable y no manipulable después, ni por la empresa ni por la persona trabajadora.
Un Excel no puede cumplirla por definición. Cualquiera que tenga el archivo cambia una hora de hace tres semanas y nadie puede demostrar que antes decía otra cosa. Si lo que necesitas es que cada corrección quede registrada con quién la hizo, cuándo y por qué, eso ya es un sistema con historial de cambios y no una plantilla.
Ver y comparar el software de control horario analizadoPreguntas frecuentes
¿Es válido llevar el registro de jornada en Excel?
Como soporte, sí: la guía del Ministerio de Trabajo admite cualquier medio, en papel o telemático. El problema es la otra condición que pone la misma guía, que la información sea inmodificable y no manipulable a posteriori ni por la empresa ni por el trabajador. Un Excel se puede reescribir sin dejar rastro, así que cumple el formato y no cumple la trazabilidad.
¿Y llevarlo en papel?
También vale, y para la condición de inmodificabilidad el papel juega a favor: una hoja firmada por el trabajador cada día no se reescribe en silencio. Su pega es la contraria, que no suma sola, no se busca y ocupa sitio durante los cuatro años que hay que conservarla.
¿Hay que apuntar las pausas?
La ley no lo exige, pero la guía del Ministerio lo recomienda por un motivo práctico: si no constan, se presume que todo el tiempo entre la entrada y la salida fue tiempo de trabajo efectivo. Dicho de otro modo, la pausa de comer que no se anota cuenta como trabajada.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada?
Cuatro años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y durante ese tiempo tiene que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
¿Quién puede pedir ver el registro?
La propia persona trabajadora, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. No hace falta que medie una denuncia ni un requerimiento previo.
Revisado el 4 de noviembre de 2026. Esta plantilla es una ayuda de gestión y no es asesoramiento jurídico.