Mejor CRM gratis 2026: 10 opciones reales para pymes y autónomos en España

Elegir mal el CRM gratis cuesta entre 30 y 200 horas/año en una pyme española estándar — sumando contactos perdidos sin seguimiento, oportunidades olvidadas en el correo y migración forzosa a otra herramienta cuando topas con un límite del plan free que nadie te avisó. Esta guía no es un ranking patrocinado: hemos analizado 18 CRM con plan gratuito permanente y dejado los 10 que realmente compensan en 2026 para pymes y autónomos españoles, con sus límites reales, casos donde brillan y dónde se quedan cortos.

Antes de empezar, una aclaración importante. La mayoría de listados de "mejor CRM gratis" recomienda HubSpot a todo el mundo y se queda tan ancho. La realidad es más matizada: lo que es ideal para un autónomo con 100 contactos puede ser sobredimensionado para una micropyme y demasiado limitado para un equipo comercial de 8 personas. Cada CRM tiene un techo concreto en su plan free (número de usuarios, contactos, automatizaciones, integraciones) que te encontrarás antes de lo que crees si no eliges con criterio.

Pista anticipada: HubSpot CRM es la mejor opción de entrada para la mayoría (gratis permanente, sin límite de contactos), Zoho CRM si necesitas hasta 3 usuarios con pipeline serio sin pagar, Bitrix24 si quieres usuarios ilimitados y suite completa (CRM + tareas + chat), Brevo si tu prioridad es combinar CRM + email marketing. El resto del artículo explica por qué y para quién encaja cada uno.

Si todavía no tienes claro qué es un CRM exactamente o qué problemas resuelve, te recomendamos leer primero nuestra guía completa sobre qué es un CRM antes de seguir. Y si lo que buscas es una comparativa entre opciones de pago, mira nuestro análisis de los mejores CRM para pymes en 2026.

¿Qué necesita realmente una pyme española en 2026?

Hablemos de lo que NO es opcional en un CRM. Si tu opción gratuita no cubre estos 6 puntos, descártala aunque sea gratis — vas a perder más en problemas que lo que ahorras en cuota:

1. Pipeline visual de ventas con etapas personalizables y drag & drop. La forma más rápida de saber cuánto dinero tienes pendiente de cerrar. Sin esto, el CRM es una agenda glorificada.
2. Gestión de contactos y empresas con campos personalizables y vista 360 del cliente (historial de actividades, emails, llamadas, notas). El mínimo absoluto.
3. Integración con email (Gmail u Outlook) para registrar comunicaciones automáticamente. Sin esto, tu equipo perderá horas copiando emails al CRM o, peor, dejarán de hacerlo.
4. App móvil funcional — no una versión reducida de la web. Los comerciales viven en el móvil y necesitan poder consultar fichas, registrar llamadas y crear tareas desde cualquier sitio.
5. Plan gratuito sin caducidad (no trial). Algunos llamados "gratis" son trial de 14-30 días encubierto. Asegúrate de que el plan free es free permanente. Pipedrive y Salesforce, por ejemplo, NO tienen plan gratuito permanente — solo trial.
6. Cumplimiento RGPD claro y servidores en UE o garantías firmadas. Si el CRM no especifica dónde aloja los datos y cómo cumple RGPD, fuera.

Funciones que están bien pero NO son críticas para empezar: lead scoring con IA, marketing automation avanzado, telefonía VoIP integrada, dashboards predictivos y workflows multi-etapa. Si tu pyme tiene menos de 10 empleados o eres autónomo, probablemente no las necesitas todavía. Empieza simple y añade complejidad solo cuando duela su ausencia.

Cómo hemos elegido los 10 mejores

Para esta comparativa hemos partido de una lista inicial de 18 CRM con plan gratuito permanente disponibles en España. Hemos aplicado 5 filtros eliminatorios y 5 criterios de puntuación. Sin paja comercial — solo proveedores que cumplen.

Filtros eliminatorios (descartan el CRM directamente)

• Sin plan gratuito permanente: descartados los que solo ofrecen trial de 14 o 30 días (fuera quedan Pipedrive y Salesforce Starter).
• Interfaz no disponible en español de calidad: descartados los que solo tienen español latino mal traducido o no localizado.
• Sin pipeline visual de ventas en el plan gratis: si el free es solo agenda + contactos sin embudo, no es un CRM real.
• Sin app móvil nativa para iOS y Android: descartados los que solo tienen versión web responsive.
• Pendiente de adaptación RGPD o sin información clara sobre ubicación de servidores.

Criterios de puntuación (entre los que pasan los filtros)

• Generosidad del plan free: número de usuarios, contactos, automatizaciones e integraciones permitidas.
• Curva de aprendizaje: ¿se empieza a usar en 30 min o requiere formación seria?
• Calidad de la app móvil: lo que el comercial nota cuando consulta fichas desde el coche o entre reuniones.
• Capacidad de escalar sin migrar de plataforma cuando la empresa crezca de 3 a 30 personas.
• Soporte y comunidad en español: partners certificados, documentación traducida, foros activos.

Los 10 mejores CRM gratis en 2026

1

HubSpot CRM — CRM gratuito con herramientas de marketing, ventas y atención al cliente integradas

4.5 (4250)·0 €/mes (plan gratuito) · Desde 20 €/mes (Starter)

El referente indiscutible del CRM gratuito. Plan Free permanente con hasta 5 usuarios, 1 millón de contactos y 1 millón de empresas (sí, un millón — sin trampa), pipeline visual de ventas, integración nativa con Gmail y Outlook, app móvil completa para iOS y Android e incluso herramientas básicas de marketing y servicio incluidas. Es la opción más recomendable para la inmensa mayoría de autónomos y pymes españolas que arrancan con un CRM. El límite real: las funciones avanzadas (workflows complejos, reporting custom, lead scoring) requieren plan de pago a partir de 18€/mes. Para empezar, es difícil hacerlo mejor.

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2

Zoho CRM — CRM completo y asequible con automatización de ventas, analítica avanzada y un ecosistema de más de 50 aplicaciones empresariales

4.3 (3520)·0 €/mes (hasta 3 usuarios) · Desde 14 €/usuario/mes (Standard)

Plan Free hasta 3 usuarios con pipeline de ventas, gestión de leads y contactos, automatización básica de workflows (5 reglas/módulo) y reporting estándar. Integra con todo el ecosistema Zoho (Mail, Books, Desk, Campaigns) en planes superiores. Su gran ventaja: si tu pyme ya usa o piensa usar más herramientas Zoho, la integración nativa ahorra mucho. La contrapartida: la interfaz es funcional pero más densa y menos pulida que HubSpot, y la curva de aprendizaje es algo más exigente. Recomendado para equipos comerciales pequeños (1-3 personas) que valoran tener un ecosistema empresarial integrado en un solo proveedor.

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3Bitrix24 — el más generoso en usuarios

Bitrix24 Free permite usuarios ilimitados (único en este ranking junto con EngageBay), 5 GB de almacenamiento y CRM con pipeline, chat interno tipo Slack, gestión de tareas tipo Trello, calendario compartido y videollamadas integradas. Es básicamente una suite completa de productividad empresarial gratuita. La contrapartida: la interfaz es densa y desordenada (intenta hacer demasiado), la traducción al español es irregular y la app móvil cumple sin más. Recomendado para equipos grandes (más de 5 personas) que quieren CRM + colaboración + tareas en una sola herramienta sin pagar nada.

Sin ficha en nuestro catálogo todavía. Más información en bitrix24.es.

4

Brevo — Plataforma de email marketing y automatización europea con plan gratuito generoso y precios competitivos

4.3 (2150)·Gratis (300 emails/día) · Starter desde 7 €/mes

Brevo (antes Sendinblue) ofrece CRM gratuito ilimitado en contactos con pipeline visual, gestión de empresas, segmentación y notas — combinado con su plan free de email marketing (300 emails/día gratis). El CRM en sí mismo es básico comparado con HubSpot o Zoho, pero la combinación CRM + email + automatizaciones de marketing en el mismo plan free es difícil de igualar. Ideal para autónomos y pymes que necesitan gestionar contactos comerciales Y enviar emails masivos a su base de datos sin tener que conectar dos herramientas distintas. Si el email marketing va a ser canal clave, Brevo gana a HubSpot en el plan free.

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5

Monday.com — Plataforma de gestión de trabajo flexible con módulo CRM y gestión de proyectos

4.4 (3150)·0 €/mes (hasta 2 usuarios) · Desde 9 €/usuario/mes (Básico)

monday CRM Free permite 2 usuarios, hasta 1.000 ítems, vista pipeline + tablero + cronograma + calendario y plantillas predefinidas para ventas. La gran ventaja: la flexibilidad visual y los templates listos para usar son lo mejor del mercado, y la curva de aprendizaje es la más suave de toda la lista. La contrapartida: el límite de 2 usuarios deja el plan gratuito reducido a uso muy personal o pareja comercial. Ideal para autónomos visuales que quieren un CRM bonito y rápido de configurar. Para equipos más grandes, hay que pasar al plan CRM Basic (12€/usuario/mes).

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6Freshsales — el más limpio para equipos comerciales puros

Freshsales de Freshworks ofrece plan Free para usuarios ilimitados (con limitaciones en módulos) con gestión de contactos, cuentas, deals y vista Kanban del pipeline. Sin email marketing ni automatizaciones avanzadas en el free, pero el módulo de ventas en sí es muy limpio y profesional. Donde brilla: la interfaz es de las más cuidadas del mercado, la app móvil es excelente y la integración con email funciona sin fricción. Recomendado para equipos comerciales pequeños que solo quieren un CRM de ventas (no toda la suite de marketing/soporte) y valoran una UX pulida por encima de funcionalidad densa.

Sin ficha en nuestro catálogo todavía. Más información en freshworks.com/es/crm.

7Agile CRM — gratis hasta 10 usuarios

Agile CRM Free permite hasta 10 usuarios (de los mejor en este ranking junto a HubSpot), 50.000 contactos, gestión básica de deals, tracking de emails y citas, y automatización de marketing limitada. Es un CRM all-in-one (sales + marketing + service) en un solo producto. La contrapartida: la interfaz se siente algo anticuada comparada con HubSpot o Freshsales, la documentación en español es limitada y la app móvil es funcional pero básica. Buena opción para equipos de 5-10 personas que valoran número de usuarios por encima de pulido de interfaz.

Sin ficha en nuestro catálogo todavía. Más información en agilecrm.com/es.

8EngageBay — el todo-en-uno gratis hasta 15 usuarios

EngageBay Free permite hasta 15 usuarios y 250 contactos con CRM + email marketing + automatización + helpdesk en un solo producto. Es uno de los planes free más completos en términos de funcionalidad: gestión de leads, segmentación, email tracking, plantillas, formularios y landing pages básicas. La contrapartida fuerte: el límite de 250 contactos llega muy rápido (mucho antes que en HubSpot, Bitrix24 o Brevo) y obliga a pasar a plan de pago (a partir de 12,99€/usuario/mes) cuando empiezas a usarlo en serio. Recomendado solo para equipos que arrancan con muy poca base de contactos y necesitan suite completa.

Sin ficha en nuestro catálogo todavía. Más información en engagebay.com.

9Capsule CRM — simplicidad radical para autónomos

Capsule Free permite 2 usuarios, 250 contactos, 50 MB de almacenamiento y gestión simple de oportunidades. Es de los CRM más simples del mercado, con una filosofía clara: hacer pocas cosas bien (contactos, pipeline, tareas) sin abrumar al usuario. La curva de aprendizaje es prácticamente cero. La contrapartida: 250 contactos es muy poco y obliga a pasar al plan Starter (18€/usuario/mes) en cuanto tu base crece un poco. Recomendado únicamente para autónomos o microempresas con menos de 200 clientes activos que valoran simplicidad por encima de todo.

Sin ficha en nuestro catálogo todavía. Más información en capsulecrm.com.

10Streak — el CRM que vive dentro de Gmail

Streak es un CRM que se instala como extensión de Gmail y convierte tu bandeja de entrada en un pipeline visual de ventas. Plan Free para uso personal con pipeline básico, tracking de emails, plantillas y snippets. Único en su categoría: ideal para vendedores que viven literalmente dentro de Gmail y no quieren saltar entre pestañas. La contrapartida obvia: solo funciona con Gmail (no Outlook, no email corporativo no-Google), el plan free es para uso individual y las funciones de equipo requieren plan Pro (49$/usuario/mes). Recomendado para autónomos comerciales o consultores individuales que usan Gmail intensivamente.

Sin ficha en nuestro catálogo todavía. Más información en streak.com.

Comparativa rápida de planes gratuitos (2026)

Cómo elegir según tu situación

El error más común es elegir "el más recomendado" sin mirar si encaja con tu equipo y casuística. Aquí va la guía rápida según el caso:

• Eres autónomo o equipo de 1-3 personas que arranca → HubSpot CRM. Plan free permanente, hasta 5 usuarios, 1 millón de contactos, app móvil completa. Imposible empezar mejor.
• Equipo comercial puro de 1-3 personas que valora UX pulida → Freshsales o Zoho CRM, según prefieras simplicidad (Freshsales) o ecosistema (Zoho).
• Necesitas CRM + email marketing en el mismo sitio sin pagar → Brevo. La combinación CRM gratis + 300 emails/día gratis es imbatible.
• Equipo de 5+ personas que quiere suite completa (CRM + tareas + chat) → Bitrix24. Usuarios ilimitados, todo integrado.
• Autónomo o consultor que vive en Gmail → Streak. Sin fricción, sin saltos entre herramientas.
• Equipo de 5-10 personas, valoras número de usuarios sobre pulido de interfaz → Agile CRM. Hasta 10 usuarios gratis con suite completa.
• Autónomo visual que quiere un CRM bonito de configurar en 30 min → monday CRM. Hasta 2 usuarios, templates excelentes.
• Microempresa con menos de 200 clientes activos → Capsule CRM. Simplicidad radical, sin curva de aprendizaje.

Errores típicos al elegir un CRM gratis

Los 5 errores más caros que vemos repetidamente:

1. Asumir que "gratis" significa "sin límites". Cada CRM tiene un techo concreto en el plan free: Capsule te limita a 250 contactos, EngageBay también, Streak es solo individual, monday solo 2 usuarios. Lee siempre la letra pequeña antes de meter datos.
2. Confundir trial con plan gratuito permanente. Pipedrive, Salesforce, Insightly y muchos otros se anuncian con "prueba gratis" pero son trial de 14-30 días. Si necesitas CRM sin coste de forma indefinida, descártalos directamente.
3. Elegir el más "potente" en lugar del más adaptado. HubSpot tiene 100+ funciones, pero si tu equipo es 1 persona que solo necesita pipeline y contactos, gran parte de esa potencia es ruido que entorpece. Empieza simple.
4. No comprobar la integración con tu email actual. Si usas Outlook empresarial y eliges Streak (solo Gmail), tienes un problema. Comprueba siempre que la integración con tu proveedor de email funciona ANTES de meter datos.
5. Migrar de CRM cada 6 meses. Importar 1.000 contactos de un CRM a otro lleva entre 1 y 4 días dependiendo del estado de los datos. Cambiar cada poco tiempo es el mejor camino a no usar CRM en absoluto. Comprométete con uno durante al menos 12 meses antes de evaluar cambio.

Cuándo conviene pasar a plan de pago

Estos son los 5 síntomas claros de que el plan free se ha quedado corto y conviene pagar:

• Vuestro equipo supera el límite de usuarios del plan free (monday 2, Zoho 3, HubSpot 5, Agile 10, EngageBay 15). Pagar 12-18€/usuario/mes para un CRM que ya domináis es barato vs el caos de migrar a otra herramienta.
• Necesitas automatizaciones reales (cuando un lead llegue, asígnalo al comercial X y mándale email de bienvenida automático). Los planes free limitan muchísimo las automatizaciones — para equipos profesionales se queda corto.
• Necesitas reporting con dashboards custom (productividad por comercial, embudo por canal de origen, conversión por etapa). Estos solo aparecen en planes Professional/Business.
• Necesitas integraciones avanzadas sin pagar Zapier extra (conectar con tu ERP, herramientas de marketing, telefonía VoIP). Los planes free suelen limitar drásticamente las integraciones nativas.
• Has llegado al límite de contactos del plan free (EngageBay 250, Capsule 250, otros). Cuando tu base crece, pagar es inevitable.

Preguntas frecuentes