Digitalización de facturas: los mejores programas (2026)
Comparativa de programas que extraen los datos de una factura y los pasan a la contabilidad, sin teclearlos a mano.
El OCR de toda la vida, el de escanear una hoja y convertirla en texto, ha dejado de ser el problema. Cualquier móvil lo hace y hay herramientas gratuitas de sobra.
Lo que una empresa necesita es lo siguiente: que de esa factura salgan los campos correctos, que se concilien con el pedido o el albarán, que el asiento se genere solo y que el documento quede archivado donde la Agencia Tributaria espera encontrarlo si lo pide.
Por eso esta comparativa no lista programas de OCR. Lista las dos familias que resuelven el problema completo, y explica cuál conviene según de dónde vengas: de la contabilidad o del archivo documental.
¿Por qué esta lista mezcla gestores documentales y programas de contabilidad?
Porque el mismo problema se resuelve por dos caminos y conviene saber cuál es el tuyo. Si lo que quieres es dejar de teclear facturas en la contabilidad, un Quipu o un Contasimple lo hacen de punta a punta. Si además necesitas archivar los documentos con metadatos, versiones y política de conservación, entonces hablas de gestión documental y ahí están M-Files, DocuWare, OpenKM y Alfresco.
Comparativa de 5 soluciones de Digitalización de facturas
5 herramientas de Digitalización de facturas analizadas. Los marcados como Recomendado son los mejor valorados.
Quipu
Software de facturación, contabilidad y tesorería para autónomos y pymes españolas con la mejor interfaz del mercado: app móvil con OCR, Verifactu certificado y ciclo de venta completo.
Ideal para: Autónomos y pymes de hasta 20 empleados que necesitan más que facturación básica: ciclo de venta completo (presupuesto → albarán → factura), tesorería con previsión de flujo de caja y app móvil de calidad. Especialmente bueno para negocios de servicios y comercio con proceso de venta en varias etapas.
Mejor interfaz y experiencia de usuario del segmento autónomos/pymes en España
Starter 17 €/mes · Solution 30 € · Premium 59 €. Su web enseña primero el precio con el 50% de descuento de los tres primeros meses
OpenKM
Software de gestión documental de origen español, con versión gratuita y edición enterprise.
Ideal para: Empresas con equipo técnico interno, administraciones públicas y organizaciones que necesitan control total sobre sus datos y prefieren open source.
Versión gratuita real y funcional (sin límite de tiempo)
0 € (Community, self-hosted) · Professional y Cloud: precio a consultar
DocuWare
Plataforma enterprise de gestión documental con automatización de flujos de trabajo, firma electrónica e integración ERP.
Ideal para: Medianas y grandes empresas que necesitan automatizar procesos documentales complejos (facturación, RRHH, contratos) con integración profunda en ERP.
Referente europeo con más de 35 años de experiencia
Precio bajo presupuesto, sin tarifa pública. Su web no tiene página de precios
Contasimple
El software de facturación y contabilidad más sencillo del mercado español para autónomos: plan gratuito permanente, Verifactu certificado y planes de pago desde 12,95 €/mes (10,95 € con pago anual) con todos los modelos AEAT incluidos.
Ideal para: Autónomos con pocos clientes y microempresas (1-2 personas) que necesitan cumplir Verifactu y presentar modelos AEAT sin pagar por funciones que no usan. Especialmente bueno para freelancers y profesionales liberales con facturación mensual baja-media.
Plan gratuito permanente real (no trial): único en España para este tipo de software
Gratis de por vida (12 documentos al año) · Profesional 12,95 €/mes, o 10,95 € con pago anual · Ultimate 19,95 €, o 15,95 € anual
Alfresco (Hyland)
Sistema de gestión documental open source enterprise, ahora parte del ecosistema Hyland.
Ideal para: Grandes empresas, administraciones públicas y organizaciones con equipos técnicos que necesitan ECM escalable y control total del código fuente.
Versión Community gratuita y funcional
0 € (Community) · Enterprise a consultar
Tabla comparativa de Digitalización de facturas
Las 5 plataformas comparadas en los criterios clave para elegir.
La columna que decide es la segunda. Un programa de contabilidad extrae los datos y genera el asiento, así que resuelve el problema de punta a punta si lo que quieres es dejar de teclear. Un gestor documental extrae los datos y además conserva el documento con sus metadatos y su política de retención, pero la contabilidad la llevas en otro sitio y hay que integrarlo. Elegir la familia equivocada es acabar con el dato en el sitio que no era.
| Herramienta | Precio de entrada | Qué hace con el dato | Archiva el original | Tipo de producto |
|---|---|---|---|---|
| Quipu | Desde 17 €/mes | Genera el asiento contable | , con la factura | Contabilidad |
| OpenKM | 0 € (Community, autoalojado) | Extrae y clasifica | , con metadatos | Gestión documental |
| DocuWare | No lo publica | Extrae y enruta a aprobación | , con retención | Gestión documental |
| Contasimple | Gratis (12 docs/año) · 12,95 €/mes | Genera el asiento contable | , con la factura | Contabilidad |
| Alfresco (Hyland) | 0 € (Community) | Extrae y clasifica | , con metadatos | Gestión documental |
Cuál elegir según de dónde vengas
Selecciona el perfil que mejor describe tu empresa para ir directamente a la opción más adecuada.
| Tu perfil de empresa | Mejor opción | Por qué |
|---|---|---|
| Autónomo o micropyme que recibe pocas facturas | Contasimple | Tiene plan gratuito de por vida con 12 documentos al año y el plan Profesional cuesta 12,95 € al mes. Para pocos documentos, un programa de contabilidad con captura incluida sale más barato que una herramienta especializada. |
| Empresa que quiere dejar de teclear facturas en la contabilidad | Quipu | Captura la factura y genera el asiento sin salir del programa, que es lo que ahorra el trabajo de verdad. Desde 17 € al mes en su plan Starter. |
| Organización que además debe archivar con trazabilidad | DocuWare | Extrae los datos y archiva el documento original con sus metadatos, versiones y política de conservación, que es lo que un programa de contabilidad no hace. No publica precio. |
| Equipo técnico que quiere montarlo en su propio servidor | OpenKM o Alfresco | Las dos tienen edición Community gratuita y autoalojada, con OCR incluido. A cambio, la instalación, el mantenimiento y las copias de seguridad corren de tu cuenta. |
Cómo elegir el mejor software de Digitalización de facturas
Extracción de campos, no solo lectura
El criterio que separa a un OCR de una herramienta de digitalización de facturas. Leer el texto es lo fácil; lo difícil es identificar cuál de esos números es la base imponible, cuál el IVA y cuál el total, y hacerlo con proveedores que emiten cada uno su formato. Pide siempre una prueba con facturas tuyas reales, no con la muestra del fabricante.
Qué pasa después de extraer
Aquí se separan las dos familias. Quipu y Contasimple generan directamente el asiento contable, porque son programas de contabilidad. M-Files, DocuWare, OpenKM y Alfresco archivan el documento con sus metadatos, controlan versiones y aplican la política de conservación, pero la contabilidad la llevas en otro sitio y hay que integrarlos. Elegir mal aquí es acabar con el dato en el sitio equivocado.
Conservación legal y VeriFactu
Una factura digitalizada tiene requisitos de conservación, y desde la entrada en vigor de VeriFactu hay además obligaciones sobre el registro de facturación. Comprueba que la herramienta conserva el documento original y no solo los datos extraídos, y pide por escrito cómo cumple la normativa, que es donde los fabricantes suelen ser más vagos.
Volumen y precio por documento
Casi todas estas herramientas cobran por número de documentos procesados, no por usuario. Antes de comparar precios, cuenta cuántas facturas de proveedor recibes al mes: por debajo de cincuenta, un programa de contabilidad con captura incluida suele salir más barato; por encima de varios cientos, compensa una herramienta especializada.
Casos de uso típicos
El software de Digitalización de facturas encaja especialmente bien con empresas que cumplen una o varias de estas características:
- Asesoría que recibe cientos de facturas de clientes en papel y en PDF
- Empresa que quiere dejar de teclear facturas de proveedor a mano
- Departamento de administración que necesita conciliar factura con albarán y pedido
- Organización obligada a conservar los documentos originales con trazabilidad
Errores comunes al contratar software de Digitalización de facturas
Comprar un OCR cuando lo que hace falta es extracción de datos
Es el error que da nombre a esta página. Un OCR convierte la imagen en texto y ahí termina su trabajo: sigues teniendo que localizar y teclear los campos. Lo que ahorra tiempo de verdad es que la herramienta identifique el emisor, la base y el IVA, y los pase al sistema. Son dos productos distintos aunque se anuncien con la misma palabra.
Probarlo solo con la factura de ejemplo del fabricante
Toda demo funciona con la factura preparada. El problema real llega con el proveedor que manda un PDF escaneado torcido, el que factura en un Excel exportado y el que sigue usando papel autocopiativo. Pide procesar veinte facturas tuyas, de proveedores distintos, y mira el porcentaje de campos que hay que corregir a mano.
Quedarse solo con los datos y tirar el documento
Extraer los datos no exime de conservar la factura original con los requisitos legales. Si la herramienta guarda solo los campos y no el documento, o lo guarda sin trazabilidad, tienes un problema el día que haya una comprobación. Es justo lo que resuelven los gestores documentales y lo que a veces se queda corto en las soluciones de captura pura.
Preguntas frecuentes sobre software de Digitalización de facturas
¿Qué diferencia hay entre OCR y digitalización de facturas?+
El OCR convierte una imagen en texto y ahí acaba. La digitalización de facturas identifica además qué significa cada dato: quién emite, qué fecha tiene, cuál es la base, cuál el IVA y cuál el total, y los lleva a la contabilidad o al archivo. Comprar un OCR esperando lo segundo es el error más común de esta categoría.
¿Merece la pena si recibo pocas facturas?+
Por debajo de unas cincuenta facturas de proveedor al mes, normalmente compensa más un programa de contabilidad que ya traiga la captura incluida, como Quipu o Contasimple, que contratar una herramienta especializada aparte. La cuenta cambia cuando el volumen crece o cuando hay que conciliar con albaranes y pedidos.
¿Estas herramientas cumplen con VeriFactu?+
VeriFactu afecta al sistema que emite tus facturas, no al que digitaliza las que recibes, así que son cosas distintas. Lo que sí debes comprobar aquí es la conservación: que se guarde el documento original con trazabilidad y durante el plazo legal, no solo los datos extraídos.
¿Puedo tirar el papel después de digitalizar?+
Depende de si la digitalización es certificada y de cómo se conserve el documento. No es una decisión que deba tomarse leyendo la web del fabricante: pregúntale a tu asesoría y pide al proveedor por escrito qué garantiza exactamente su sistema de conservación.
También te puede interesar