Digitalización de facturas: los mejores programas (2026)
Comparativa de programas que leen una factura y pasan sus datos a la contabilidad, con el dato que nadie publica: cuáles están en la lista oficial de software homologado de la AEAT para digitalización certificada.
El OCR de toda la vida, el de escanear una hoja y convertirla en texto, ha dejado de ser el problema. Cualquier móvil lo hace y hay herramientas gratuitas de sobra.
Lo que una empresa necesita es lo siguiente: que de esa factura salgan los campos correctos, que se concilien con el pedido o el albarán, que el asiento se genere solo y que el documento quede archivado donde la Agencia Tributaria espera encontrarlo si lo pide.
Y hay una pregunta que casi nadie responde, aunque es la que de verdad decide la compra en muchas empresas: ¿puedo destruir el papel? Para eso no basta con digitalizar bien. Hace falta digitalización certificada, y la digitalización certificada exige que el software esté homologado por la AEAT. La Agencia publica la lista de los homologados en su sede electrónica, en cumplimiento del artículo 7 e) de la Orden EHA 962/2007: son 181 entradas desde 2007, y la última actualización es del 1 de octubre de 2026. La hemos cruzado con nuestras fichas, producto por producto, y el resultado está en la tabla comparativa.
Por eso esta comparativa no lista programas de OCR. Lista las dos familias que resuelven el problema completo, dice cuál conviene según de dónde vengas, de la contabilidad o del archivo documental, y añade si cada una puede llevarte o no a destruir el original.
¿Por qué esta lista mezcla gestores documentales y programas de contabilidad?
Porque el mismo problema se resuelve por dos caminos y conviene saber cuál es el tuyo. Si lo que quieres es dejar de teclear facturas en la contabilidad, un Quipu o un Contasimple lo hacen de punta a punta. Si además necesitas archivar los documentos con metadatos, versiones y política de conservación, entonces hablas de gestión documental y ahí están M-Files, DocuWare, OpenKM y Alfresco. Y si lo que buscas es poder destruir el papel, el filtro no es la familia: es la lista de homologados de la AEAT, que cruza las dos.
Comparativa de 6 soluciones de digitalización de facturas
Las 6 herramientas de digitalización de facturas van ordenadas por su puntuación, que es la media de cuatro criterios con el mismo peso: precio, funcionalidades, integraciones y soporte. Las dos primeras llevan la insignia de Recomendado. Pero casi nadie compra repartiendo la importancia a partes iguales, así que si a ti te pesa más uno de los cuatro, púlsalo aquí abajo y las fichas se reordenan solas. Puedes marcar varios.
Quipu
Software de facturación, contabilidad y tesorería para autónomos y pymes españolas con la mejor interfaz del mercado: app móvil con OCR, Verifactu certificado y ciclo de venta completo.
Ideal para: Autónomos y pymes de hasta 20 empleados que necesitan más que facturación básica: ciclo de venta completo (presupuesto → albarán → factura), tesorería con previsión de flujo de caja y app móvil de calidad. Especialmente bueno para negocios de servicios y comercio con proceso de venta en varias etapas.
Mejor interfaz y experiencia de usuario del segmento autónomos/pymes en España
Starter 17 €/mes · Solution 30 € · Premium 59 €. Su web enseña primero el precio con el 50% de descuento de los tres primeros meses
OpenKM
Software de gestión documental de origen español, con versión gratuita y edición enterprise.
Ideal para: Empresas con equipo técnico interno, administraciones públicas y organizaciones que necesitan control total sobre sus datos y prefieren open source.
Versión gratuita real y funcional (sin límite de tiempo)
0 € (Community, self-hosted) · Professional y Cloud: precio a consultar
M-Files
Plataforma inteligente de gestión documental basada en metadatos, no en carpetas.
Ideal para: Empresas de sectores regulados (legal, farmacéutico, ingeniería, finanzas) con documentos que deben encontrarse desde múltiples contextos simultáneamente.
Enfoque por metadatos elimina el problema de 'no sé en qué carpeta está'
Desde 65 €/usuario/mes (plan Essentials). Desde octubre de 2026 publica la tarifa en euros, antes solo en dólares
Alfresco (Hyland)
Sistema de gestión documental open source enterprise, ahora parte del ecosistema Hyland.
Ideal para: Grandes empresas, administraciones públicas y organizaciones con equipos técnicos que necesitan ECM escalable y control total del código fuente.
Versión Community gratuita y funcional
0 € (Community) · Enterprise a consultar
DocuWare
Plataforma enterprise de gestión documental con automatización de flujos de trabajo, firma electrónica e integración ERP.
Ideal para: Medianas y grandes empresas que necesitan automatizar procesos documentales complejos (facturación, RRHH, contratos) con integración profunda en ERP.
Referente europeo con más de 35 años de experiencia
Precio bajo presupuesto, sin tarifa pública. Su web no tiene página de precios
Contasimple
Facturación y contabilidad solo para autónomos, sin módulos de empresa: plan gratuito permanente, Verifactu certificado y planes de pago desde 12,95 €/mes (10,95 € con pago anual) con todos los modelos AEAT incluidos.
Ideal para: Autónomos con pocos clientes y microempresas (1-2 personas) que necesitan cumplir Verifactu y presentar modelos AEAT sin pagar por funciones que no usan. Especialmente bueno para freelancers y profesionales liberales con facturación mensual baja-media.
Plan gratuito permanente real (no trial): único en España para este tipo de software
Gratis de por vida (12 documentos al año) · Profesional 12,95 €/mes, o 10,95 € con pago anual · Ultimate 19,95 €, o 15,95 € anual
Tabla comparativa de digitalización de facturas
Las 6 plataformas comparadas en los criterios clave para elegir.
Dos columnas deciden. La segunda separa las familias: un programa de contabilidad extrae los datos y genera el asiento, así que resuelve el problema de punta a punta si lo que quieres es dejar de teclear; un gestor documental extrae los datos y además conserva el documento con sus metadatos y su retención, pero la contabilidad la llevas en otro sitio. La tercera dice si puedes destruir el papel, y sale de la lista oficial de software homologado que publica la AEAT en su sede electrónica, consultada el 8 de octubre de 2026. Donde pone una versión y una fecha, es la que figura en la lista: la homologación se concede a una versión concreta, no a la marca, así que conviene confirmar por escrito cuál te están vendiendo.
| Herramienta | Precio de entrada | Qué hace con el dato | Homologado AEAT | Archiva el original | Tipo de producto |
|---|---|---|---|---|---|
| Quipu | Desde 17 €/mes | Genera el asiento contable | No aparece | Sí con la factura | Contabilidad |
| OpenKM | 0 € (Community, autoalojado) | Extrae y clasifica | No aparece | Sí con metadatos | Gestión documental |
| M-Files | No lo publica | Extrae y clasifica por metadatos | No aparece | Sí con metadatos | Gestión documental |
| Alfresco (Hyland) | 0 € (Community) | Extrae y clasifica | No aparece | Sí con metadatos | Gestión documental |
| DocuWare | No lo publica | Extrae y enruta a aprobación | Sí 5.1b (2009) y 6.0 (2013) | Sí con retención | Gestión documental |
| Contasimple | Gratis (12 docs/año) · 12,95 €/mes | Genera el asiento contable | Sí 1.0 (2020) | Sí con la factura | Contabilidad |
La nota no es un veredicto
La puntuación es la media de cuatro criterios con el mismo peso, y casi nadie compra con ese reparto. Si a ti solo te importa uno, el orden cambia por completo.
A eso se añade que solo puntuamos lo que podemos verificar, así que un producto puede quedar por debajo de otro peor simplemente porque publica menos sobre sí mismo.
Esta nota sirve para descartar rápido y para saber qué preguntar en una demo, no para decidir por ti. Mira las cuatro puntuaciones por separado y quédate con la del criterio que te importe.
Si crees que a tu ficha le falta información, escríbenos con una fuente que podamos comprobar y la revisamos entera. No se cobra por eso y no hay forma de comprar posición, pero sí corregimos lo que esté incompleto. Puedes ver cómo calculamos cada criterio en la metodología.
Y si lo que buscas es que te encuentren fuera de aquí, en Google o en las IA, eso ya no es la ficha: es un servicio, y está explicado en servicios para fabricantes.
Cuál elegir según de dónde vengas
Selecciona el perfil que mejor describe tu empresa para ir directamente a la opción más adecuada.
| Tu perfil de empresa | Mejor opción | Por qué |
|---|---|---|
| Autónomo o micropyme que recibe pocas facturas | Contasimple | Tiene plan gratuito de por vida con 12 documentos al año y el plan Profesional cuesta 12,95 € al mes. Para pocos documentos, un programa de contabilidad con captura incluida sale más barato que una herramienta especializada. Y está en la lista de homologados de la AEAT con su versión 1.0, de febrero de 2020. |
| Empresa que quiere dejar de teclear facturas en la contabilidad | Quipu | Captura la factura y genera el asiento sin salir del programa, que es lo que ahorra el trabajo de verdad. Desde 17 € al mes en su plan Starter. No está en la lista de homologados, así que con él seguirás conservando el papel. |
| Empresa que quiere dejar de almacenar papel | DocuWare | Es el único de esta comparativa que está homologado y además archiva: aparece en la lista con la 5.1b de 2009 y la 6.0 de 2013. Antes de firmar, pide por escrito que la versión que te venden sea una homologada, porque su producto actual es cloud y la lista no lo recoge. No publica precio. |
| Organización que debe archivar con trazabilidad, sin destruir papel | M-Files o DocuWare | Extraen los datos y archivan el documento original con metadatos, versiones y política de conservación, que es lo que un programa de contabilidad no hace. Ninguno de los dos publica precio. |
| Equipo técnico que quiere montarlo en su propio servidor | OpenKM o Alfresco | Las dos tienen edición Community gratuita y autoalojada, con OCR incluido. A cambio, la instalación, el mantenimiento y las copias de seguridad corren de tu cuenta, y ninguna está homologada para digitalización certificada. |
Cómo elegir software de digitalización de facturas
Homologación de la AEAT para digitalización certificada
Es el criterio que decide si puedes dejar de guardar el papel, y el que casi ningún comparador mira. La digitalización certificada permite destruir el original en papel porque la copia digital tiene el mismo valor probatorio, y para eso la AEAT exige que el software esté homologado. La lista es pública y está en su sede electrónica. Dos cosas que hay que saber antes de usarla como filtro: la homologación se concede a una versión concreta del producto, así que una entrada de 2009 no dice nada de la versión de 2026, y no estar en la lista no es un defecto, solo significa que con ese programa seguirás conservando el papel.
Extracción de campos, no solo lectura
El criterio que separa a un OCR de una herramienta de digitalización de facturas. Leer el texto es lo fácil; lo difícil es identificar cuál de esos números es la base imponible, cuál el IVA y cuál el total, y hacerlo con proveedores que emiten cada uno su formato. Pide siempre una prueba con facturas tuyas reales, no con la muestra del fabricante.
Qué pasa después de extraer
Aquí se separan las dos familias. Quipu y Contasimple generan directamente el asiento contable, porque son programas de contabilidad. M-Files, DocuWare, OpenKM y Alfresco archivan el documento con sus metadatos, controlan versiones y aplican la política de conservación, pero la contabilidad la llevas en otro sitio y hay que integrarlos. Elegir mal aquí es acabar con el dato en el sitio equivocado.
Conservación legal del documento original
Una factura recibida tiene plazos y requisitos de conservación que no desaparecen por digitalizarla. Comprueba que la herramienta guarda el documento original y no solo los datos extraídos, que mantiene trazabilidad de quién lo subió y cuándo, y que puede exportarlo si algún día cambias de proveedor. Es lo que resuelven los gestores documentales y donde a veces se queda corta la captura pura.
Qué tiene que ver esto con VeriFactu, que es poco
Conviene separarlo porque se mezcla todo el rato. VeriFactu regula el sistema con el que tú emites tus facturas, no el que lee las que recibes de tus proveedores, así que no es un requisito de esta categoría. Y a día de hoy tampoco es exigible: el texto consolidado del RD 1007/2023 mantiene el 1 de enero de 2027 para las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Hacienda ha anunciado un aplazamiento a octubre de 2028 que a fecha de hoy no está publicado en el BOE, así que las fechas de 2027 siguen siendo las vigentes. El plazo que sí ha vencido es el del fabricante del software de emisión.
Volumen y precio por documento
Casi todas estas herramientas cobran por número de documentos procesados, no por usuario. Antes de comparar precios, cuenta cuántas facturas de proveedor recibes al mes: por debajo de cincuenta, un programa de contabilidad con captura incluida suele salir más barato; por encima de varios cientos, compensa una herramienta especializada.
Porcentaje de acierto y coste de corregir
Ningún fabricante publica su tasa de acierto real, y es la cifra que determina si la herramienta ahorra trabajo o lo cambia de sitio. Una extracción con un 85 por ciento de acierto sobre quinientas facturas deja setenta y cinco para revisar a mano cada mes. Mide en la prueba cuántos campos hay que tocar, no cuántas facturas se leen, y pregunta si la herramienta aprende de las correcciones que haces.
Casos de uso típicos
Encaja especialmente bien con empresas que cumplen una o varias de estas características:
- Asesoría que recibe cientos de facturas de clientes en papel y en PDF
- Empresa que quiere dejar de teclear facturas de proveedor a mano
- Departamento de administración que necesita conciliar factura con albarán y pedido
- Organización obligada a conservar los documentos originales con trazabilidad
- Empresa que quiere dejar de almacenar papel y necesita digitalización certificada para poder destruirlo
- Despacho con varias sociedades que busca un archivo común y buscable por proveedor y periodo
- Equipo que gasta más tiempo buscando una factura antigua que registrándola
Errores comunes al contratar software de digitalización de facturas
Creer que un programa homologado lo está en la versión que te venden
La homologación de la AEAT se concede a una versión concreta, con su número y su fecha. En la lista hay productos homologados en 2009 y 2013 cuyo fabricante vende hoy una versión cloud completamente distinta. Que la marca aparezca en la lista no significa que tu contrato incluya un sistema homologado: pídelo por escrito, con la versión y la fecha de homologación, antes de destruir un solo papel.
Comprar un OCR cuando lo que hace falta es extracción de datos
Es el error que da nombre a esta página. Un OCR convierte la imagen en texto y ahí termina su trabajo: sigues teniendo que localizar y teclear los campos. Lo que ahorra tiempo de verdad es que la herramienta identifique el emisor, la base y el IVA, y los pase al sistema. Son dos productos distintos aunque se anuncien con la misma palabra.
Probarlo solo con la factura de ejemplo del fabricante
Toda demo funciona con la factura preparada. El problema real llega con el proveedor que manda un PDF escaneado torcido, el que factura en un Excel exportado y el que sigue usando papel autocopiativo. Pide procesar veinte facturas tuyas, de proveedores distintos, y mira el porcentaje de campos que hay que corregir a mano.
Quedarse solo con los datos y tirar el documento
Extraer los datos no exime de conservar la factura original con los requisitos legales. Si la herramienta guarda solo los campos y no el documento, o lo guarda sin trazabilidad, tienes un problema el día que haya una comprobación. Es justo lo que resuelven los gestores documentales y lo que a veces se queda corto en las soluciones de captura pura.
Mezclar VeriFactu con la digitalización de facturas recibidas
Pasa constantemente, y lleva a comprar la herramienta equivocada. VeriFactu es un requisito del programa con el que tú emites. Lo que hace una herramienta de esta categoría es leer las facturas que te llegan de tus proveedores. Son dos problemas distintos, con dos normas distintas y a menudo con dos productos distintos, y ningún fabricante va a aclarártelo si la confusión le ayuda a vender.
No preguntar cómo se sale
Cuando el archivo de facturas de cinco años vive dentro de la herramienta, cambiar de proveedor se vuelve carísimo. Pregunta desde el principio en qué formato puedes exportar los documentos y sus metadatos, si la exportación está incluida o se cobra, y cuánto tarda. Es la pregunta que menos se hace al contratar y la que más duele al cancelar.
Preguntas frecuentes sobre software de digitalización de facturas
¿Puedo tirar el papel después de digitalizar?+
Solo si la digitalización es certificada, y para eso el software tiene que estar homologado por la AEAT. La Agencia publica la lista de programas homologados en su sede electrónica y la actualiza periódicamente: la versión que hemos consultado es del 1 de octubre de 2026 y contiene 181 entradas desde 2007. Si el programa que usas no está en esa lista, puedes digitalizar y trabajar con la copia, pero tendrás que seguir conservando el original en papel. Y si está, confirma la versión: la homologación se concede a una versión concreta, no a la marca.
¿Cuáles de esta comparativa están homologados por la AEAT?+
Dos de los seis. DocuWare aparece con la versión 5.1b, homologada el 11 de diciembre de 2009, y con la 6.0, homologada el 15 de julio de 2013. Contasimple aparece con la versión 1.0, homologada el 26 de febrero de 2020. OpenKM, Alfresco, Quipu y M-Files no figuran en la lista. Fuera de esta categoría, en nuestro catálogo hay seis programas más que sí están: Holded (versión 2.14, julio de 2024), Anfix (1.0, octubre de 2015), Sesame HR (1.0, enero de 2024), Bizneo HR (0.40, julio de 2024), Cegid Notilus (2.0, noviembre de 2024) y TramitApp (aplicación Android y Apple 2.4, noviembre de 2020).
¿Qué diferencia hay entre OCR y digitalización de facturas?+
El OCR convierte una imagen en texto y ahí acaba. La digitalización de facturas identifica además qué significa cada dato: quién emite, qué fecha tiene, cuál es la base, cuál el IVA y cuál el total, y los lleva a la contabilidad o al archivo. Comprar un OCR esperando lo segundo es el error más común de esta categoría.
¿Y qué es exactamente la digitalización certificada?+
Es el proceso que permite que la copia digital de una factura sustituya legalmente al original en papel, de modo que el papel se puede destruir. No depende solo de escanear bien: exige un software homologado por la AEAT, que garantice que la imagen es fiel y completa y que no se ha alterado. El marco está en la Orden EHA 962/2007 y en la Resolución de 24 de octubre de 2007, que es la que regula el procedimiento de homologación.
¿Merece la pena si recibo pocas facturas?+
Por debajo de unas cincuenta facturas de proveedor al mes, normalmente compensa más un programa de contabilidad que ya traiga la captura incluida, como Quipu o Contasimple, que contratar una herramienta especializada aparte. La cuenta cambia cuando el volumen crece o cuando hay que conciliar con albaranes y pedidos.
¿Estas herramientas tienen que cumplir VeriFactu?+
No, y conviene no mezclarlo. VeriFactu regula el sistema con el que tú emites tus facturas, no el que lee las que recibes. Además, a día de hoy no es exigible: el texto consolidado del RD 1007/2023 mantiene el 1 de enero de 2027 para las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Hacienda ha anunciado un aplazamiento a octubre de 2028 que todavía no está publicado en el BOE.
¿Cuánto acierto tiene la extracción automática?+
Ningún fabricante de esta comparativa publica su tasa de acierto, así que no podemos darte un número verificado y no nos lo vamos a inventar. Lo que sí puedes hacer es medirlo tú en la prueba: procesa veinte facturas de proveedores distintos y cuenta cuántos campos hay que corregir a mano. Ese porcentaje, multiplicado por tu volumen mensual, es el trabajo que la herramienta no te va a quitar.
¿Sirve para las facturas que ya me llegan en PDF o en formato electrónico?+
Sí, y es la mayoría de los casos hoy. Un PDF normal sigue siendo una imagen para efectos prácticos: hay que extraer los campos igual que de un escaneo. Distinto es una factura electrónica estructurada, en Facturae o en formato UBL, de la que los datos se leen directamente sin interpretar nada. Si buena parte de tus proveedores ya te factura así, pregunta si la herramienta lo procesa de forma nativa en lugar de pasarlo por el motor de lectura.
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